Gutachten-Abruf-Dienst
Gutachten des Deutschen Notarinstituts
Abruf-Nr.: 167070
letzte Aktualisierung: 1 0 . April 2019

BeurkG § 39a Abs. 2; HGB § 12 Abs. 1
Nachweis der Vertreterbestellung bei elektronischer Einreichung der Dokumente durch
den vertretenen Notar

I. Sachverhalt

In den letzten Wochen haben Sie wiederholt Zwischenverfügungen vom Handelsregister des
Amtsgerichts R erhalten, mit denen der Nachweis der Bestellung eines Notarvertreters durch
Vorlage einer elektronisch beglaubigten Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde verlangt
wurde.

Es lagen jeweils Anmeldefälle zugrunde, bei denen die notarielle Urkunde selbst (z. B. Kapitalerhöhungsbeschluss
und Beglaubigung der entsprechenden Handelsregisteranmeldung) vom
amtlich bestellten Notarvertreter errichtet wurde. Die Einreichung der Anmeldung über XNotar
nebst Erstellung der elektronisch beglaubigten Abschriften der Urkunden wurden in
diesen Fällen von Ihnen selbst veranlasst.

II. Frage

Ist für den Vollzug von Urkunden, die ein Notarvertreter errichtet hat, der Nachweis der Vertreterbestellung
gegenüber dem Gericht erforderlich?

III. Zur Rechtslage

1. Nach § 12 Abs. 1 S. 1 HGB sind Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister elektronisch
in öffentlich beglaubigter Form einzureichen. Die Einreichung der Dokumente erfolgt
elektronisch (§ 12 Abs. 2 S. 1 HGB). Ist ein notariell beurkundetes Dokument oder eine
öffentlich beglaubigte Abschrift einzureichen, so ist ein mit einem einfachen elektronischen
Zeugnis (§ 39a BeurkG) versehenes Dokument zu übermitteln (§ 12 Abs. 2 S. 2
HGB).

2. Im vorliegenden Fall hat nicht der Notarvertreter, sondern der Notar selbst die
Dokumente elektronisch eingereicht. Insoweit stellt sich die Frage nach dem Vertretungsnachweis
nicht.

Wir unterstellen, dass der vertretene Notar selbst die nach § 12 Abs. 2 S. 2 HGB
erforderlichen elektronisch beglaubigten Abschriften erstellt und die Dokumente vor
dem Versand signiert hat.

Es bestehen keine Bedenken dagegen, dass der Notar elektronisch beglaubigte Abschriften
von Urkunden seines Vertreters erstellt (OLG Hamm RNotZ 2011, 59, 60). Nach § 39a
Abs. 2 S. 1 BeurkG muss mit dem Zeugnis lediglich die Bestätigung der Notareigenschaft
des Notars selbst verbunden sein. Ein Nachweis der Vertreterbestellung ist nur erforderlich,
wenn der Vertreter selbst die elektronisch beglaubigte Abschrift erstellt hat (vgl. § 33
Abs. 4 DONot; allg. hierzu BeckOGK-BGB/Lutz, Std.: 1.11.2017, § 39a BeurkG Rn. 23).
Der vertretene Notar kann dabei die Beglaubigung vornehmen, nicht aber der Notarvertreter
selbst (BNotK-RS 25/2006; Eickelberg, in: Armbrüster/Preuß/Renner,
BeurkG/DONot, 7. Aufl. 2015, § 33 DONot Rn. 11). Da im vorliegenden Fall nicht
elektronisch beglaubigte Abschriften des Vertreters übermittelt wurden, bedarf es
insoweit keines Vertreternachweises.

3. Ein Vertreternachweis wäre nur dann erforderlich, wenn gegenüber dem Register hinsichtlich
der Urschrift ein Nachweis zu führen wäre, dass der Vertreter wirksam bestellt
war. Die – soweit ersichtlich – einhellige Auffassung hält einen Nachweis insoweit nicht für
erforderlich (Keidel/Heinemann, FamFG, 19. Aufl. 2017, § 378 Rn. 9; Jeep/Wiedemann,
NJW 2007, 2439, 2443). Auch das OLG Hamm hat in einer Entscheidung vom 2.9.2010
(15 Wx 19/10, RNotZ 2011, 59, 60 – anbei) ausdrücklich festgehalten, dass es bei einer
vom Notarvertreter beurkundeten Satzungsänderung einer GmbH keines urkundlichen
Nachweises der Bestellung des Notarvertreters bedürfe. Aus der Urkundenrolle werde die
Bestellung des Vertreters hinreichend ersichtlich. Außerdem gebrauche der Notarvertreter
das Siegel und den Stempel des Notars (§ 41 Abs. 1 S. 2 BNotO). Die Verwendung des
Siegels erbringe den hinreichenden Nachweis der Vertreterbestellung.

Noch weitgehender hat das OLG Brandenburg entschieden, dass der spätere Beglaubigungsvermerk
des Notars auf der Abschrift sogar dann keinen Nachweis der Vertreterbestellung
erfordere, wenn der Vertreter der Urkunde kein Siegel beigefügt habe. Der
Notar bestätige durch die Beglaubigung der Übereinstimmung der Urkundsabschrift mit der
Urschrift die Bestellung des Handelnden zum Notarvertreter (OLG Brandenburg, Beschl. v.
19.3.2010 – 7 Wx 10/09, BeckRS 2010, 29538).

4. Wir halten die Bedenken des Registergerichts daher für unbegründet.