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Deutsches Notarinstitut

Gutachten des Deutschen Notarinstitut Dokumentnummer: 11048# letzte Aktualisierung:06. April 1999

GBO § 29 Zulässigkeit eines Siegels im Computerausdruck

Sachverhalt: In letzter Zeit kommt es zunehmend vor, daß Gerichte und Behörden ihre Ausfertigung statt mit dem herkömmlichen Siegel mit einem Siegel per Laserausdruck versehen. Ist diese Vorgehensweise zulässig und erfüllt sie insbesondere die Anforderungen an eine öffentliche Urkunde? Hierzu nehmen wir wie folgt Stellung: Vorab möchten wir darauf hinweisen, daß für staatliche Behörden und Gerichte keine einheitlichen Vorschriften über die Formerfordernisse für von diesen Behörden/Gerichten hergestellte Urkunden bestehen. Eine einheitliche Kodifikation, wie dies für notarielle Urkunden im BeurkG erfolgt ist, besteht nicht. Die Formanforderungen sind vielmehr über sämtliche Gesetze verstreut in verschiedenen Einzelvorschriften geregelt. Dementsprechend umstritten sind auch in Einzelfällen die an eine ordnungsgemäße Form der Urkunde oder Abschrift zu stellenden Anforderungen. 1. Nach § 29 Abs. 1 S. 1 GBO müssen die zum Grundbuchvollzug erforderlichen Erklärungen entweder durch öffentliche Urkunde oder öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden. a) Mit dem Begriff der ,,öffentlich beglaubigten Urkunde,, verweist § 29 Abs. 1 S. 1 GBO auf die in § 129 BGB enthaltene Legaldefinition (Brambring, in: Meikel, Grundbuchrecht, 8. Aufl. 1998, Rn. 194 zu § 29 GBO; Demharter, GBO, 22. Aufl. 1997, Rn. 41 zu § 29 GBO). Eine öffentlich beglaubigte Urkunde ist somit eine privatschriftliche Erklärung, bei welcher die Echtheit der Unterschrift des Erklärenden durch einen notariellen Beglaubigungsvermerk bestätigt wird. Öffentlichen Glauben genießt insoweit nur der Beglaubigungsvermerk, d. h. also nur die Echtheit der Unterschrift. Eine gerichtliche Zuständigkeit zur Abnahme öffentlich beglaubigter Erklärungen ist, von einzelnen Landesvorschriften abgesehen, auf welche wir in diesem Zusammenhang nicht näher eingehen möchten, abgeschafft worden. Für praktische Zwecke können öffentlich beglaubigte Urkunden im Sinne des § 29 Abs. 1 S. 1 GBO damit nur durch Notare hergestellt werden, so daß sich sowohl für die Urschrift wie für Abschriften von diesen das Verfahren ausschließlich nach dem BeurkG regelt. b) Mit dem Begriff der ,,öffentlichen Urkunde,, verweist § 29 Abs. 1 S. 1 GBO auf die Legaldefinition im Sinne des §415 Abs. 1 ZPO (Brambring, a. a. O., Rn. 105 zu § 29 GBO;
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Demharter, a. a. O., Rn. 29 zu § 29 GBO). Soweit für dieses Gutachten von Interesse, muß die Urkunde also von der öffentlichen Behörde in der [jeweils] vorgeschriebenen Form aufgenommen worden sein. An dieser Stelle wirkt es sich aus, daß eine einheitliche Kodifikation der Formvorschriften nicht erfolgt ist. aa) Für notarielle Niederschriften ist zur Gültigkeit der Urkunde (d. h. der Urschrift) nach § 13 Abs. 3 S. 1 die eigenhändige Unterschrift des Notars zwingend erforderlich. Die Beifügung eines Siegels ist Formerfordernis jedoch nur bei Beglaubigungsvermerken (§ 39 BeurkG). Bei Niederschriften bestehen Amtspflichten zur Beidrückung eines Siegels (§§ 44, 45 Abs. 2 S. 2 BeurkG), bei deren Verstoß der Notar zwar eine Amtspflichtsverletzung begeht, die Urkunde (Urschrift) jedoch nicht formunwirksam ist. bb) Gerichtliche Urkunden (Sitzungsprotokoll, Urteil) sind ebenfalls ,,öffentliche Urkunden,, im Sinne des § 415 Abs. 1 ZPO. Eine Siegelung der Urschrift ist nicht erforderlich. Neben anderen ­ in diesem Zusammenhang nicht relevanten ­ Formerfordernissen (Verkündung, etc.) muß die Urschrift des Urteils gem. § 315 Abs. 1 ZPO von den mitwirkenden Richtern unterschrieben werden, das Sitzungsprotokoll gem. § 163 Abs. 1 ZPO vom Vorsitzenden und vom Urkundsbeamten. 2. § 29 GBO bezieht sich dabei mit den Anforderungen an ,,öffentliche Urkunden,, und ,,öffentlich beglaubigte Urkunden,, jeweils auf die Urschrift. Von der Frage, ob die Urschrift eine öffentliche Urkunde etc. darstellt, ist also in einem zweiten Überlegungsschritt die Frage zu unterscheiden, wie die Existenz der Urschrift dem Grundbuchamt nachgewiesen wird. Insoweit ist auch im Grundbuchverfahren § 435 ZPO entsprechend anzuwenden (Knothe, in: Bauer/v. Oefele, GBO, 1999, Rn. 146 zu § 29 GBO; Brambring, a. a. O., Rn. 269 zu § 29 GBO; inhaltlich ebenso Demharter, a. a. O., Rn. 57 zu § 29 GBO; Herrmann, in: KEHE, GBO, 4. Aufl. 1991, Rn. 116 zu § 29 GBO). a) Möglich ist dabei zunächst die Einreichung der Urschrift zum Grundbuchamt, wie dies regelmäßig bei öffentlich beglaubigten Urkunden der Fall ist. Die Formanforderungen ergeben sich somit unmittelbar aus § 39 BeurkG.

b) Urschriften öffentlicher Urkunden werden jedoch regelmäßig vom Notar oder von der ausstellenden Behörde verwahrt, so daß die Urschrift nicht dem Grundbuchamt vorgelegt werden kann. Statt dessen genügt nach § 435 ZPO die Einreichung einer beglaubigten Abschrift oder, als Mehr hierzu, die Einreichung einer Ausfertigung. Die Formvorschriften für eine Ausfertigung einer Urschrift sind für gerichtliche Urkunden weder in der ZPO noch im FGG einheitlich geregelt. Die ZPO befaßt sich vielmehr an bestimmten Stellen mit verschiedenen Ausfertigungen, insbesondere von Urteilen (§§ 317 Abs. 3, 658 Abs. 2, 703 b Abs. 1, 725 ZPO). In all diesen Vorschriften ist für die Ausfertigung die Beifügung des Gerichtssiegels vorgesehen. c) Ganz unübersichtlich ist die Rechtslage im Hinblick auf die Formanforderungen beglaubigter Abschriften gerichtlicher Urkunden. Nach der ZPO setzt nämlich der Beglaubigungsvermerk lediglich voraus, daß der Hersteller der Abschrift mit seiner Unterschrift die Verantwortlichkeit für die inhaltliche Identität zwischen Abschrift und Original übernimmt (s. nur Zöller/Stöber, 20. Aufl. 1997, Rn. 9 zu § 170 ZPO). Die Beifügung eines Siegels ist nie vorgesehen, was sich

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beispielsweise daran zeigt, daß auch der Anwalt zur Herstellung zustellungsfähiger beglaubigter Abschriften befugt ist (§ 170 Abs. 2 ZPO), wenngleich der Anwaltsbeglaubigung nicht die Qualität einer öffentlichen Beglaubigung im Sinne des § 435 S. 1 ZPO zukommt. Der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle kann nun allerdings öffentlich beglaubigte Abschriften mit der Qualität des § 435 S. 1 ZPO vornehmen (Zöller/Geimer, a. a. O., Rn. 2 zu § 455 ZPO). Allerdings enthält die ZPO an keiner Stelle eine ausdrückliche Anordnung, wonach der Urkundsbeamte für die Erstellung einer öffentlich beglaubigten Abschrift im Sinne des § 435 ZPO das Gerichtssiegel beizudrücken hätte (anders Brambring, a. a. O., Rn. 290 zu § 29 GBO, der §§ 39, 42 BeurkG entsprechend anwenden möchte; Allerdings sind beglaubigte Abschriften im Bereich des Prozeßverfahrens ohnehin bedeutungslos, da entweder einfache Abschriften oder sofort Ausfertigungen erteilt werden.). aa) Für beglaubigte Handelsregisterauszüge bestimmt § 30 Abs. 2 Handelsregisterverfügung, daß der Beglaubigungsvermerk ,,mit Siegel oder Stempel versehen,, sein muß (Da das Gesetz teilweise oder spezielle Normen für den Beglaubigungsvermerk enthält, ist fraglich, ob die von Brambring, a. a. O., Rn. 290 zu § 29 GBO vertretene Analogie zu §§ 39, 42 BeurkG richtig ist.). bb) Für beglaubigte Grundbuchabschriften enthält auch § 12 Abs. 2 2. Halbs. keine besonderen Formanforderungen. Maaß (in: Bauer/v. Oefele, GBO, 1999, Rn. 67 zu § 12 GBO) geht davon aus, daß sich die Form des Beglaubigungsvermerks nach Landesrecht richtet. Für Bayern hat zu dieser Frage das BayObLG in einer Entscheidung (BayObLGZ 1982, 29 = Rpfleger 1982, 172) Stellung genommen. Dem Antragsteller war eine beglaubigte Abschrift bestehend aus sechs Blättern als Fotokopie des Grundbuchs erteilt worden. Die Blätter waren mit zwei Klammern zusammengeheftet, mit einem Beglaubigungsvermerk und einem Dienstsiegel als Farbdrucksiegel versehen worden. Die Beschwerde des Antragstellers mit dem Ziel, ihm möge entsprechend § 44 BeurkG ein mit Schnur und Prägesiegel hergestellter beglaubigter Grundbuchauszug erteilt werden, wurde vom BayObLG abgewiesen. Das Gericht führte zu diesem Begehren aus, es bestehe keine besondere Rechtsvorschrift über die Form einer beglaubigten Grundbuchabschrift. Auf dieser Grundlage hat das BayObLG das Begehren des Antragstellers zurückgewiesen. Aufgrund des konkreten Antrags hatte zwar das BayObLG nur über die Frage zu befinden, ob anstelle des benutzten Farbsiegels das Prägesiegel hätte verwendet werden müssen. Die Ausführungen des BayObLG lassen sich aber ohne weiteres auf die Benutzung eines Farbsiegels übertragen. Da nämlich weder nach Bundes- noch nach Landesrecht eine Vorschrift besteht, die das Beifügen des Farbsiegels zur Erstellung einer beglaubigten Abschrift vorschreibt, kann auch auf dieses Siegel verzichtet werden. Daraus folgern wir: Da zur Erstellung einer beglaubigten Abschrift von Gerichtsurkunden generell nicht vorgeschrieben ist, daß der Urkundsbeamte überhaupt ein Siegel beizufügen hätte, ist es für diese Art der Abschrift irrelevant, daß das Gerichtssiegel über einen Computerausdruck erstellt wurde. Schlimmstenfalls ist das Gerichtssiegel als nicht existent zu werten, was der Wirksamkeit des Beglaubigungsvermerks als öffentlichen Beglaubigungsvermerk im Sinne des § 435 ZPO keinen Abbruch tun würde. 3. Für Erklärungen öffentlicher Behörden ist nach § 29 Abs. 3 GBO das Dienstsiegel beizufügen. Anderenfalls ist die Urkunde im Grundbuchverfahren nicht verwertbar (Außerhalb des

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Grundbuchverfahrens ergibt sich die Siegelungspflicht für bedeutsame Schreiben aus § 26 Abs. 4 S. 2 ADO [Ziegler/Tremel, Nr.149]). 4. § 29 Abs. 1 S. 1 GBO bezieht sich nur auf ,,Erklärungen,,. Nicht öffentliche Urkunden im Sinne des § 29 Abs. 1 S. 1 GBO, auch nicht im Sinne des § 415 Abs. 1 ZPO, sind damit rechtsbezeugende Urkunden, insbesondere der Erbschein. Der Erbschein bezeugt vielmehr eine andere Eintragungsvoraussetzung im Sinne des § 29 Abs. 1 S. 2 GBO (Demharter, a. a. O., Rn. 15 zu § 29 GBO). Da die Urschrift des Erbscheins ebenfalls in der Verwahrung des Nachlaßgerichts verbleibt, reicht für das Grundbuchverfahren eine Ausfertigung desselben. Dabei wird regelmäßig die Beifügung eines Gerichtssiegels gefordert, wobei allerdings die Rechtsgrundlage streitig ist. Staudinger/Schilken (BGB, 13. Bearb. 1996, Rn. 63 zu § 2353 BGB) will insoweit § 49 BeurkG anwenden, obwohl nach § 1 BeurkG dessen Anwendungsbereich für die Erteilung von Erbscheinsausfertigungen ganz bestimmt nicht eröffnet ist. Firsching/Graf (Nachlaßrecht, 7. Aufl. 1994, S. 94 [Rn. 2.18]) verweist statt dessen vorrangig auf das Landesrecht, und hier Art. 16 Bay. AGGVG (Ziegler/Tremel, Nr. 295). In Ermangelung besonderer Vorschriften ist dabei für die Erteilung einer Ausfertigung die Unterschrift des Urkundsbeamten und Dienstsiegel vorgesehen. Dagegen spricht aber, daß jedenfalls nach Auffassung von Vill (in: Sprau, Justizgesetze in Bayern, 1988, Rn. 2 zu Art. 16 BayAGGVG) die Verfahrensvorschriften des Bay. AGGVG nicht in jedem Fall das Bundesrecht ergänzen können, sondern nur dann, wenn das gesamte Verfahren dem Landesrecht unterstellt ist. Vill nennt als Beispiel das rein landesrechtliche Verfahren über die Erteilung eines Unschädlichkeitszeugnisses. Gleichwohl wird man davon ausgehen müssen, daß ­ möglicherweise auch aufgrund einer Gesamtschau der in der ZPO enthaltenen Vorschriften über die Form einer Ausfertigung ­ die Erbscheinsausfertigung gesiegelt sein muß. 5. Für die Erteilung von Ausfertigungen gerichtlicher Urkunden und für behördliche Urkunden stellt sich somit die Frage, welche Anforderungen an das Gerichtssiegel/Behördensiegel zu stellen sind. In der Kommentarliteratur zu § 317 Abs. 3, 725 ZPO wird diese Frage nicht näher erörtert. Vermutlich wird die Kenntnis des Begriffs ,,Siegel,, als allgemein bekannt vorausgesetzt. Nach allgemeiner Ansicht ist es jedoch in den ­ maschinellen ­ Verfahren nach § 703 b Abs. 1, 658 Abs. 2 ZPO zulässig, daß das Gerichtssiegel vorab bereits eingedruckt sein kann oder auch als gedrucktes Siegel aufgebracht werden kann (Zimmermann, ZPO, 4. Aufl. 1995, Rn. 1 zu § 641 s (a. F.); Zöller/Vollkammer, ZPO, 20. Aufl. 1997, Rn. 1 zu § 703 b; Baumbach/Lauterbach/Albers/Hartmann, ZPO, 57. Aufl. 1999, Rn. 2 zu § 703 b ZPO; Voit, in: Musielak, ZPO, 1999, Rn. 2 zu § 703 b ZPO). Eine ausdrückliche gesetzliche Anordnung wird in diesem Zusammenhang nicht zitiert. Andererseits geht die einhellige Kommentarliteratur zu § 29 GBO bisher davon aus, daß das Siegel entweder ein Prägesiegel oder ein Tiefdrucksiegel sei (Herrmann, a. a. O., Rn. 70; Knote, a. a. O., Rn. 144; Demharter, a. a. O., Rn. 47 zu § 29 GBO). Allerdings nimmt keiner der Autoren zur Frage der maschinellen Siegelung Stellung, weder zustimmend noch ablehnend.

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Nähere Bestimmungen zur Art der Siegel im Bereich der Verwaltung finden sich in der Verordnung zur Ausführung des Gesetzes über das Wappen des Freistaates Bayern. Diese VO wurde zuletzt geändert (und zwar in einer hier entscheidenden Weise) durch VO vom 21. Juli 1998, GVBl 1998, 474. Der hier einschlägige § 8 WappenVO hat unter Berücksichtigung der Änderung folgenden Wortlaut: ,,(1) Die Dienstsiegel sind als Prägesiegel (Trockensiegel oder Lacksiegel) oder als Farbdrucksiegel aus Metall auszuführen. Die Prägesiegel zeigen Wappenbild und Schirft erhaben in Prägung. Das Farbdrucksiegel bringt Wappen und Schrift in dunklem Farbdruck. [...] (4) Für die Siegelung von Schriftstücken, die mit Hilfe drucktechnischer oder elektronischer Einrichtungen erstellt werden, kann ein Abdruck des Dienstsiegels maschinell eingedruckt sein oder aufgedruckt werden.,, Danach ist für den Bereich der Verwaltung die Siegelung im Laserdruckverfahren uneingeschränkt zulässig.

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Für den Bereich der Justiz besteht ergänzend die Bekanntmachung des Bay. Staatsministeriums der Justiz in der Fassung vom 23. 5. 1975. Diese Bekanntmachung sieht derzeit nur die Verwendung von Prägesiegeln oder Farbdrucksiegeln vor. Eine Anpassung dieser Bekanntmachung an die Vorgaben des § 8 Abs. 4 WappenVO ist geplant. Im Vorgriff auf die geplante Überarbeitung wird die Verwendung von Siegeln im Computerdruckverfahren bereits als zulässig angesehen (Rundschreiben des Bay. Staatsministeriums der Justiz vom 10. Februar 1998, Gz.: 1500 ­ VI ­ 983/95; siehe ferner das ergänzende Rundschreiben vom 19. Mai 1998). Darin heißt es: ,,Der Siegelung des maschinell erstellten Schreibwerkes durch Ausdruck eines Dienstsiegels mit dem Textverarbeitungssystem HIT/CLOU wird zugestimmt. Dabei ist die Ortsangabe des jeweiligen Gerichts oder der Staatsanwaltschaft entbehrlich. Weiterhin erforderlich ist jedoch die Angabe der Gerichts- bzw. Behördenart; d. h. die Einführung einer neutralen Bezeichnung (z. B. ,,Justizbehörden-Bayern,,) ist derzeit nicht möglich. Die Vergabe einer eigenen Siegelnummer für jeden einzelnen Benutzer wird nicht für erforderlich gehalten. Entsprechend besteht bei DV-technischer Siegelung auch kein Bedürfnis für ein Siegelverzeichnis.,, Eine telefonische Rücksprache mit dem zuständigen Referenten ergab, daß eine maschinelle Siegelung bei allen Textdokumenten zulässig sein soll, insbesondere z. B. vollstreckbare Ausfertigungen nicht ausgenommen sein sollen. Ähnliche Überlegungen werden bei den Verwaltungsbehörden anderer Bundesländer angestellt.