letzte Aktualisierung: 27.11.2020
OLG Düsseldorf, Beschl. v. 22.1.2020 – 3 Wx 52/19

HGB § 12; GmbHG §§ 60 Abs. 1 Nr. 2, 65 Abs. 1 S. 1; BeurkG § 39a
Zur Auflösung einer Ein-Personen-GmbH

1. Die Anmeldung einer aufgrund – formlos wirksamen – Auflösungsbeschlusses erfolgten
Auflösung einer Ein-Personen-GmbH ist elektronisch in öffentlich beglaubigter Form zur
Eintragung in das Handelsregister einzureichen.
2. Ist – wie hier – ein notariell beurkundetes Dokument oder eine öffentliche beglaubigte Abschrift
einzureichen, so ist ein Dokument mit einem einfachen elektronischen Zeugnis nach § 39a BeurkG
zu übermitteln, das entweder durch Scannen des Papierdokumentes oder durch Herstellen einer
„elektronischen Leseabschrift“ kreiert werden kann.

Gründe

I.
In der Gesellschafterversammlung vom 10. Jan. 2019 hat der alleinige Gesellschafter und
bisherige Geschäftsführer der Beteiligten ihre Auflösung beschlossen und dies am gleichen
Tag zur Eintragung im Handelsregister angemeldet.

Der Notar hat die Anmeldung und das Protokoll der Gesellschafterversammlung dem
Registergericht elektronisch übermittelt. Anmeldung und Protokoll sind gestempelt mit
„Beglaubigte Fotokopie“ und tragen anstelle der Unterschrift des Geschäftsführers / alleinigen
Gesellschafters dessen maschinengeschriebenen Namen mit dem Zusatz „gez. ...“.
Mit der Anmeldung hat der Notar dem Registergericht elektronisch eine Beglaubigung der vor
ihm geleisteten Namensunterschrift des alleinigen Gesellschafters / Geschäftsführers der
Beteiligten übermittelt, die anstelle seines Siegels und seiner Unterschrift den
maschinengeschriebenen Zusatz „L.S. gez. ...., Notar“ trägt.

Zu den elektronischen Übermittlungen der Anmeldung und des Protokolls über die
Gesellschafterversammlung hat der Notar jeweils in einem elektronischen Vermerk erklärt:
„Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung(,) der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten
(Abschrift) mit dem mir vorliegenden Papierdokument (Beglaubigte Fotokopie).“
Das Registergericht hat den Eintragungsantrag mit dem angefochtenen Beschluss
zurückgewiesen. Weder die Anmeldung noch der Gesellschafterbeschluss / das Protokoll der
Gesellschafterversammlung entspreche der erforderlichen Form des § 12 HGB. Der Notar
bescheinige in seinem elektronischen Beglaubigungsvermerk bei beiden Dokumenten die
Übereinstimmung der – übermittelten – Bilddaten mit dem ihm vorliegenden Papierdokument.
Diese Papierdokumente seien überschrieben mit „beglaubigte Fotokopie“, sie seien aber
(tatsächlich) keine beglaubigten Abschriften.

Von der Originalanmeldung könne eine beglaubigte Abschrift als beglaubigte Fotokopie nach
§ 42 BeurkG oder als elektronische Abschrift erstellt werden. Hier fehle der Vermerk gem. §
42 BeurkG (gemeint ist wohl die Feststellung, ob die Urkunde eine Urschrift, eine
Ausfertigung, eine beglaubigte oder einfache Abschrift ist, § 42 Abs. 1 BeurkG) und es sei
auch nicht erkennbar, dass es sich um eine Fotokopie der Originalurkunde handele, denn
Originalunterschriften und Siegel fehlten. Der Notar habe mithin gerade keine (Foto)kopie
erstellt.

Der Notar hat in der Beschwerde für die Beteiligte den Ablauf der Entstehung der Urkunden
wie folgt erläutert:

Nach Erstellen des Originals werde die „Fotokopie“ gefertigt, und zwar so wie es bei
beglaubigten Kopien, Abschriften und Ausfertigungen üblich sei mit „gez. Namensunterschrift“
und „L.S.“ für das Dienstsiegel. Diese „Fotokopie“ werde dann gescannt und elektronisch
beglaubigt. Das genüge den formellen Voraussetzungen von § 12 HGB und § 39a BeurkG.
Das Registergericht hat der Beschwerde nicht abgeholfen und sie dem Senat mit Beschluss
vom 7. März 2019 zur Entscheidung vorgelegt. Eine Fotokopie sei eine fotografisch
hergestellte Kopie und gebe die Urschrift mit den Unterschriften und dem Siegel wieder.
Gerade das sei aber bei den (elektronisch) übermittelten Dokumenten nicht der Fall.
Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf den Akteninhalt verwiesen.

II.
Das Rechtsmittel des Beteiligten ist als Beschwerde gemäß §§ 58 ff., 382 Abs. 3, 374 Nr. 1
FamFG statthaft und auch im übrigen zulässig. Es ist dem Senat aufgrund der vom
Registergericht mit weiterem Beschluss vom 7. März 2019 ordnungsgemäß beschlossenen
Nichtabhilfe zur Entscheidung angefallen, § 68 Abs. 1 Satz 1, 2. Halbsatz FamFG.
Das Rechtsmittel hat in der Sache Erfolg. Das Registergericht hat den Eintragungsantrag zu
Unrecht mit der Begründung zurückgewiesen, die Anmeldung entspreche nicht der nach § 12
HGB erforderlichen Form.

Aufgrund des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister
sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 10. Nov. 2006 ist § 12 HGB geändert worden.
Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister sind (nur noch) in elektronischer Form
einzureichen. Daher ist es nicht (mehr) möglich, die Handelsregisteranmeldung im Original
mit einem Beglaubigungsvermerk an das Registergericht zu senden, vielmehr sind die
Dokumente in elektronischer Form zu übermitteln (vgl. schon LG Hagen, Beschluss vom 21.
Juni 2007 – 24 T 3/07, BeckRS 2007, 15175).

Allerdings werden die einzureichenden Dokumente in aller Regel in Papierform errichtet.
Zwingend ist dies für alle Dokumente, die notariell beurkundet, § 128 BGB, oder öffentlich
beglaubigt werden, § 129 BGB, weil das deutsche Recht bislang weder eine originär
elektronische Niederschrift noch eine öffentliche Beglaubigung einer elektronischen Signatur
kennt. Daher kann die öffentliche Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung, § 12 Abs. 1
Satz 1 HGB, nur durch Beglaubigung der Unterschrift in Papierform gewahrt werden.
Hier ist die Beteiligte durch den – formlos wirksamen – Auflösungsbeschluss vom 10. Jan.
2019 aufgelöst worden, § 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG. Die Auflösung ist gem. § 65 Abs. 1 Satz 1
GmbHG zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden und die Anmeldung zur
Eintragung in das Handelsregister ist elektronisch in öffentlich beglaubigter Form
einzureichen, § 12 Abs. 1 Satz 1 HGB.

Da die Anmeldung in Papierform errichtet wurde, ist mithin eine elektronische Aufzeichnung
zu fertigen. Dabei gilt nach § 12 HGB folgendes:

Ist eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument
Schriftform bestimmt, ist also keine öffentliche Urkunde einzureichen, so genügt es, eine
elektronischen Aufzeichnung des Dokuments zu übermitteln, § 12 Abs. 2 Satz 2 1. HS HGB.
Ist – wie hier – ein notariell beurkundetes Dokument oder eine öffentliche beglaubigte
Abschrift einzureichen, so ist ein Dokument mit einem einfachen elektronischen Zeugnis nach
§ 39a BeurkG zu übermitteln, § 12 Abs. 2 Satz 2 2.HS HGB.

Dabei kann das elektronische Dokument grundsätzlich auf zwei Wegen hergestellt werden:
durch Scannen des Papierdokumentes oder durch Herstellen einer „elektronische
Leseabschrift“. Bei der Herstellung einer elektronischen Leseabschrift wird die im Rechner in
einem Textverarbeitungsformat (z.B. Word) gespeicherte Vorlage des Dokuments nach
Einarbeiten von etwa in der Beurkundung vorgenommenen handschriftlichen Änderungen in
ein geeignetes Dateiformat (TIFF oder PDF/A) umgewandelt, mit einem
Beglaubigungsvermerk versehen und vom Notar qualifiziert elektronisch signiert. Da die im
Rechner gespeicherte Vorlage – natürlich – die auf der Originalurkunde geleisteten
Unterschriften nicht enthält, sind diese Unterschriften bei der Herstellung einer elektronischen
Leseabschrift vor der Umwandlung in die TIFF- oder PDF/A-Datei durch „gez. “ zu
ergänzen; ein auf der Originalurkunde vorhandenes Siegel wird durch „L.S.“ für „locus sigilli“
(lat.: Ort des Siegels) ersetzt (sog. Reinschriftenverfahren). Das mit dem
Beglaubigungsvermerk versehene elektronische Dokument ist durch den Notar qualifiziert
elektronisch zu signieren.
(vgl. zu allem Mödl/Schmidt, ZIP 2008, 2332 und Bettendorf/Mödl, Anm. zu Thür. OLG Jena,
Beschluss vom 25. Mai 2010 – 6 W 39/10, DNotZ 2010, 793, 795).

Hieraus folgt, dass – anders als es das Registergericht hier offenbar verlangt – die Original-
Beglaubigung mit allen Unterschriften nicht gescannt und dann vom Notar signiert werden
muss. Auch in der „Papierwelt“ ist für eine beglaubigte Abschrift nicht die bildliche
Wiedergabe der Unterschriften erforderlich. Denn die Abschrift ist eine Zweitschrift, deren
inhaltlicher Gleichlaut mit der Unterschrift durch den Notar bestätigt wird. Unterschriften in
Abschriften, die nicht fotokopiert, sondern nur nachgeschrieben werden, können mit dem
Schreibmaschinennamen und dem Zusatz „gez.“ wiedergegeben erden (Eylmann/Vaasen,
BNotO u. BeurkG, 2. Aufl., 2004, § 42 BeurkG, Rdnr. 5ff., zitiert nach Jeep / Wiedemann,
NJW 2007, 2439, 2442). Gleiches muss für die „elektronische Welt“ gelten, so dass die
Angabe der Namen mit einem vorgesetzten „gez.“ sowie ein „L.S.“ für das Siegel ausreichen
(Jeep / Wiedemann, a.a.O.). Da schon vor Inkrafttreten des EHUG § 12 HGB nicht zwingend
die Vorlage der Originalanmeldung verlangte, sondern auch die Einreichung einer
beglaubigten Abschrift genügen ließ (Baumbach/Hopt, HGB, 22. Aufl., 2006, § 12 HGB, Rdnr.
1, zitiert nach Jeep / Wiedemann, a.a.O.), muss Gleiches auch nach Inkrafttreten des EHUG
„im elektronischen Zeitalter“ gelten. Das bedeutet, dass die elektronische TIFF-Datei
automatisch durch eine entsprechende Software generiert und vom Notar signiert werden
kann, so dass ein Scannen ganz entfällt (Jeep / Wiedemann, a.a.O., die hier das Programm
NOTRE nennen).

Eine Kostenentscheidung ist nicht veranlasst, §§ 25 Abs. 1, 22 Abs. 1 GNotKG.
Da die Beschwerde der Beteiligten erfolgreich ist, kommt eine Entscheidung über die
Zulassung der Rechtsbeschwerde nach § 70 Abs. 2 FamFG mangels Beschwer nicht in
Betracht.

Die Wertfestsetzung beruht auf §§ 61 Abs. 1 Satz 1, 36 Abs. 3 GNotKG.